Kallelse

Aktieägarna i HEBA Fastighets AB (publ), org.nr 556057-3981, kallas härmed till årsstämma den 5 maj 2020 kl 16.30 på Konferens Spårvagnshallarna, Spårvagnen, Birger Jarlsgatan 57 i Stockholm.

Anmälan
Aktieägare som önskar deltaga i stämman skall

dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 28 april 2020,

dels anmäla sin avsikt att deltaga i stämman senast den 28 april 2020 under adress HEBA Fastighets AB (publ), Box 17006, 104 62 Stockholm eller per telefon: 08-442 44 40 eller per e-post: bolagsstamma@hebafast.se.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att deltaga i stämman, begära att tillfälligt i eget namn bli införd i aktieboken. Sådan registrering måste vara verkställd den 28 april 2020. Detta innebär att aktieägare i god tid före denna dag bör meddela sin önskan härom till förvaltaren. 

Ombud för aktieägare skall vid bolagsstämman uppvisa skriftlig dagtecknad fullmakt i original som inte får vara äldre än ett år, såvida inte längre giltighetstid (dock längst fem år) har angivits i fullmakten. Ställföreträdare eller ombud för juridisk person skall uppvisa registreringsbevis eller motsvarande handling som utvisar dennes behörighet. Fullmaktsformulär hålls tillgängligt hos bolaget och på bolagets hemsida www.hebafast.se.

I HEBA Fastighets AB (publ) finns vid tiden för denna kallelse totalt 82 560 000 aktier, varav 7 990 320 är A-aktier och 74 569 680 är B-aktier. A-aktien har tio (10) röster och B-aktien en (1) röst. Det totala antalet röster är 154 472 880.

Information med anledning av coronaviruset (Covid-19)

Med anledning av coronaviruset (Covid-19) och risken för smittspridning bör aktieägare noga överväga möjligheten att delta på bolagsstämman genom ombud. Aktieägare som uppvisar symptom på smitta (torrhosta, feber, andningsbesvär, halsont, huvudvärk, muskel- och ledvärk), har varit i kontakt med personer som uppvisar symptom på smitta, har vistats i ett riskområde eller tillhör en riskgrupp, uppmanas särskilt att utnyttja denna möjlighet. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida, www.hebafast.se.

I syfte att minska risken för smittspridning har bolaget beslutat att vidta följande försiktighetsåtgärder i samband med bolagsstämman:
•    Förtäring kommer inte att erbjudas, vare sig före eller efter stämman.
•    Antalet funktionärer vid stämman kommer att minimeras.
•    Verkställande direktören kommer endast hålla ett kort anförande. 
•    Årsstämman kommer att genomföras på kortast möjliga tid, dock utan att inskränka aktieägarnas rättigheter.

Om ytterligare försiktighetsåtgärder i samband med bolagsstämman bedöms lämpliga eller nödvändiga kommer information om detta att lämnas på bolagets hemsida, www.hebafast.se. 

Förslag till dagordning
 

1. Stämmans öppnande.
2. Val av ordförande vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val av två justeringsmän.
5. Godkännande av dagordningen.
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
7. Anförande av verkställande direktören.
8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen för 2019.
9. Beslut om
   (a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.
   (b) dispositioner beträffande bolagets vinst samt fastställande av avstämningsdag för utdelning.
   (c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och den verkställande direktören.
10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter, suppleanter och revisorer.
11. Bestämmande av arvoden till styrelsen och revisorer.
12. Redogörelse för vilka uppdrag i andra bolag och organisationer föreslagna ledamöter innehar samt val av styrelse och revisorer.
13. Val av styrelsens ordförande.
14. Fastställande av instruktion för valberedningens arbete. 
15. Val av ledamöter till valberedningen.
16. Fastställande av riktlinjer för ersättning till bolagsledningen.
17. Stämmans avslutande.

Förslag till beslut

Ordförande vid stämman (p.2)
Valberedningen föreslår att styrelsens sekreterare, advokaten Jan Berg väljs till ordförande vid stämman.

Dispositioner beträffande bolagets vinst samt fastställande av avstämningsdag för utdelning (p. 9b)
Styrelsen föreslår att utdelning för räkenskapsåret 2019 lämnas med 1,20 kronor per aktie och att avstämningsdag för utdelningen bestäms till den 7 maj 2020. Om stämman beslutar i enlighet med styrelsens förslag beräknas utdelningen sändas ut från Euroclear Sweden AB den 12 maj 2020.

Antal styrelseledamöter, suppleanter och revisorer (p. 10)
Valberedningen föreslår att antalet styrelseledamöter skall, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, vara sex, utan suppleant, samt att antalet revisorer ska vara en. 

Arvoden (p.11)
Valberedningen föreslår att ett årligt arvode till styrelsen ska utgå med 375 000 (375 000) kronor till ordföranden och med 180 000 (180 000) kronor till envar av övriga ordinarie ledamöter, dock att arvode inte skall utgå till ledamot för tid då denne uppbär lön från bolaget på grund av anställning, samt att arvode till revisor skall utgå enligt godkänd räkning. 

Val av styrelseledamöter och revisorer (p.12)
Valberedningen föreslår att till styrelseledamöter, för tiden till slutet av nästa årsstämma, omvälja de nuvarande ordinarie ledamöterna Rolf H Andersson (2003), Tobias Emanuelsson (2016), Lena Hedlund (2008), Christina Holmbergh (2005), Lennart Karlsson (2017) och Johan Vogel (2014). Årtal inom parentes avser första invalsår. Valberedningen föreslår vidare att omvälja Ernst & Young AB till revisor. Enligt valberedningens bedömning är Johan Vogel beroende av större aktieägare (Birgitta Härnblad) och Lennart Karlsson, bolagets tidigare verkställande direktör, är beroende av bolaget. Övriga föreslagna ledamöter bedöms vara oberoende av såväl större aktieägare som bolaget. 

Val av styrelsens ordförande (p.13)
Valberedningen förslår omval av Lennart Karlsson som styrelsens ordförande.

Beslut om fastställande av en instruktion för valberedningens arbete (p. 14)

Valberedningen föreslår följande instruktion för valberedningens arbete:

1.    Ledamöter i valberedningen 

Valberedningen ska bestå av minst tre ledamöter eller det större antal som årsstämman beslutar. Ledamöterna väljs på årsstämma för tiden till slutet av nästföljande årsstämma. Valberedningen ska vid förslag till årsstämman om personer att ingå i valberedningen beakta den röstmässiga ägarstrukturen i bolaget.

Valberedningen utser inom sig ordförande, dock att ledamot som också ingår i bolagets styrelse inte ska vara ordförande. Bolagets styrelseordförande bör ingå i valberedningen.

Vid förfall för utsedd ledamot äger valberedningen, om behov bedöms föreligga, erbjuda vakanta platser till aktieägare eller aktieägares representant. Sådant erbjudande ska beakta den röstmässiga ägarstrukturen i bolaget
Förändringar i valberedningen ska snarast offentliggöras.

2.    Valberedningens uppgifter

Valberedningen ska till bolagets styrelseordförande i god tid och senast sju veckor innan årsstämman lämna förslag till:
- antal styrelseledamöter,
- val av styrelseledamöter och styrelseordförande,
- arvode till styrelseordföranden och envar av övriga ledamöter,
- val av och arvode till revisor,
- val av ordförande vid årsstämman samt
- antal och val av ledamöter till valberedningen från tiden efter årsstämmans avslutande till slutet av nästkommande årsstämma.

Valberedningen ska också överväga och ta ställning till eventuell ändring av denna instruktion enligt punkt 5 nedan. 

Valberedningens förslag ska presenteras i kallelsen till årsstämma. I anslutning till att kallelse utfärdas ska valberedningen tillse att valberedningens förslag, motiverat yttrande samt information om hur valberedningen bedrivit sitt arbete publiceras på bolagets webbplats. Valberedningen ska i samband med sitt uppdrag även i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) gäller för valberedningen.

3.    Beslutsförhet och närvaro vid årsstämma

Valberedningen är beslutsför om minst tre ledamöter deltar i möte. Beslut fattas med enkel majoritet och vid lika röstetal gäller som beslut den mening som biträdes av ordföranden.

Företrädare för valberedningen ska närvara vid årsstämma och presentera och motivera valberedningens förslag.

4.    Kostnader

Bolaget ska svara för skäliga kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna utföra sitt uppdrag. Arvode ska dock inte utgå till valberedningens ledamöter.

5.    Ändring av denna instruktion 

Denna instruktion ska gälla till dess bolagsstämma beslutar om ändring därav. Valberedningen ska inför årsstämma ta ställning till om valberedningen finner anledning att föreslå ändring i instruktionen och i förekommande fall lämna förslag därtill.

Val av ledamöter till valberedningen (p.15)
Valberedningen inför årsstämman 2020 består av styrelsens ordförande Lennart Karlsson, Sören Härnblad, Charlotte Ericsson, Leif Edlund och Leif Mellqvist. Valberedningen föreslår, efter initiativ av aktieägare företrädande mer än 50 % av antalet röster i bolaget att valberedningen inför årsstämman 2021 skall bestå av fem personer och att omval sker av nuvarande ledamöterna, Leif Edlund, Leif Mellqvist, Sören Härnblad, Charlotte Ericsson och styrelsens ordförande. Vid förfall för utsedd ledamot äger valberedningen rätt att, om behov bedöms föreligga, utse ersättare. Valberedningen utser inom sig ordförande. Vidare föreslås att HEBA skall svara för skäliga kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för beredningsarbetet.

Riktlinjer för ersättning till bolagsledningen (p.16)
Styrelsen har upprättat ett förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare vars huvudsakliga innehåll framgår nedan. Riktlinjerna har utarbetats i enlighet med de nya krav som gäller inför årsstämman 2020. Riktlinjerna ska, under förutsättning att de antas av årsstämman 2020, tillämpas på ersättningar som avtalas och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar efter det att riktlinjerna antagits. Förslaget i sin helhet kommer att hållas tillgängligt i enlighet med vad som anges nedan under rubriken "Handlingar och upplysningar".

Ersättningar till verkställande direktör och övriga ledande befattningshavare kan utgöras av fast månatlig kontantlön, pensionsförmåner och övriga förmåner. Ersättningarna skall för varje enskild person sammantaget vara marknadsmässiga. Övriga förmåner kan utgöras av rätt till nyttjande av tjänstebil för privat bruk och andra ersättningar av begränsat värde samt rätt till avgångsvederlag. Övriga förmåner ska där de förekommer utgöra en begränsad del i förhållande till den totala ersättningen. Pension kan utgå antingen som förmånsbestämd eller avgiftsbestämd pension med pensionsålder i intervallet 60 till 65 år. Förmånsbestämd pension kan vara knuten till ITP-planen. 

Förutom lön under uppsägningstid, som inte skall överstiga tolv månader, kan avgångsvederlag, inte överstigande vad som motsvarar tolv månaders fast lön, förekomma vid bolagets uppsägning av ledande befattningshavares anställning. Vad som sägs om ersättningar enligt dessa riktlinjer skall gälla sammantaget för samtliga ersättningar oberoende av om dessa erhålls från moderbolaget eller annat bolag i koncernen. 

Styrelsen äger rätt att tillfälligt frångå dessa riktlinjer helt eller delvis om det i enskilt fall finns särskilda skäl för det och ett avsteg är nödvändigt för att tillgodose bolagets långsiktiga intressen, hållbarhet eller för att säkerställa dess ekonomiska bärkraft.

Handlingar och upplysningar
Årsredovisning och revisionsberättelse, fullständigt förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare samt övriga handlingar inför årsstämman kommer att framläggas på stämman och hålls tillgängliga hos HEBA Fastighets AB (publ), Timmermansgatan 31, 104 62 Stockholm, tel. 08-442 44 40 samt på bolagets hemsida, www.hebafast.se, senast tre veckor före stämman och sänds kostnadsfritt till de aktieägare som så önskar och uppger sin postadress. 

Aktieägarna erinras om sin rätt att vid stämman begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören enligt 7 kap. § 32 aktiebolagslagen.

Behandling av personuppgifter
För information om hur personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclear Swedens webbplats: https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Stockholm i april 2020
Styrelsen