Kallelse till årsstämma i HEBA Fastighets AB (publ)

Aktieägarna i HEBA Fastighets AB (publ), org.nr 556057-3981, kallas härmed till årsstämma den 8 maj 2019 kl 16.30 på Konferens Spårvagnshallarna, Spårvagnen, Birger Jarlsgatan 57 i Stockholm.

Anmälan

Aktieägare som önskar deltaga i stämman skall

dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 2 maj 2019,

dels anmäla sin avsikt att deltaga i stämman senast den 2 maj 2019 under adress HEBA Fastighets AB (publ), Box 17006, 104 62 Stockholm eller per telefon: 08-442 44 40 eller per e-post: bolagsstamma@hebafast.se.

Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att äga rätt att deltaga i stämman, begära att tillfälligt i eget namn bli införd i aktieboken. Sådan registrering måste vara verkställd senast den 2 maj 2019. Detta innebär att aktieägare i god tid före denna dag bör meddela sin önskan härom till förvaltaren.

Ombud för aktieägare skall vid bolagsstämman uppvisa skriftlig dagtecknad fullmakt i original som inte får vara äldre än ett år, såvida inte längre giltighetstid (dock längst fem år) har angivits i fullmakten. Ställföreträdare eller ombud för juridisk person skall uppvisa registreringsbevis eller motsvarande handling som utvisar dennes behörighet. Fullmaktsformulär hålls tillgängligt hos bolaget och på bolagets hemsida www.hebafast.se.

I HEBA Fastighets AB (publ) finns vid tiden för denna kallelse totalt 41 280 000 aktier, varav 3 995 160 är A-aktier och 37 284 840 är B-aktier. A-aktien har tio (10) röster och B-aktien en (1) röst. Det totala antalet röster är 77 236 440.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande.
2. Val av ordförande för stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val av två justeringsmän.
5. Godkännande av dagordningen.
6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
7. VD:s anförande.
8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen för 2018.
9. Beslut om
    a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.
    b) dispositioner beträffande bolagets vinst samt fastställande av avstämningsdag för utdelning. 
    c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och den verkställande direktören.
10. Bestämmande av antalet styrelseledamöter, suppleanter och revisorer.
11. Bestämmande av arvoden till styrelsen och revisorer.
12. Redogörelse för vilka uppdrag i andra bolag och organisationer föreslagna ledamöter innehar samt val av styrelse och revisorer.
13. Val av styrelsens ordförande.
14. Beslut om inrättande av en valberedning och val av ledamöter.
15. Fastställande av principer för ersättning till bolagsledningen.
16. Beslut om ändring av bolagsordningen.
17. Beslut om uppdelning av aktier (s.k. aktiesplit) villkor 2:1.
18. Stämmans avslutande.

Förslag till beslut

Ordförande vid stämman (p.2)

Valberedningen föreslår att styrelsens sekreterare, advokaten Jan Berg väljs till ordförande vid stämman.

Dispositioner beträffande bolagets vinst samt fastställande av avstämningsdag för utdelning (p. 9b)

Styrelsen föreslår att utdelning för räkenskapsåret 2018 lämnas med 2,20 kronor per aktie (före eventuell aktiesplit enligt punkt 17) och att avstämningsdag för utdelningen bestäms till den 10 maj 2019. Om stämman beslutar i enlighet med styrelsens förslag beräknas utdelningen sändas ut från Euroclear Sweden AB den 15 maj 2019.

Antal styrelseledamöter, suppleanter och revisorer (p. 10)

Valberedningen föreslår att antalet styrelseledamöter skall, för tiden intill slutet av nästa årsstämma, vara sex, utan suppleant, samt att antalet revisorer ska vara en.

Arvoden (p.11)

Valberedningen förslår att ett årligt arvode till styrelsen ska utgå med 375 000 (325 000) kronor till ordföranden och med 180 000 (162 000) kronor till envar av övriga ordinarie ledamöter, dock att arvode inte skall utgå till ledamot för tid då denne uppbär lön från bolaget på grund av anställning, samt att arvode till revisor skall utgå enligt godkänd räkning.

Val av styrelseledamöter och revisorer (p.12)

Valberedningen föreslår att till styrelseledamöter, för tiden till slutet av nästa årsstämma, omvälja de nuvarande ordinarie ledamöterna Rolf H Andersson (2003), Tobias Emanuelsson (2016), Lena Hedlund (2008), Christina Holmbergh (2005), Lennart Karlsson (2017) och Johan Vogel (2014). Årtal inom parentes avser första invalsår. Valberedningen föreslår vidare att omvälja Ernst & Young AB till revisor. Enligt valberedningens bedömning är Johan Vogel beroende av större aktieägare (Birgitta Härnblad) och Lennart Karlsson, bolagets tidigare verkställande direktör, är beroende av bolaget. Övriga föreslagna ledamöter bedöms vara oberoende av såväl större aktieägare som bolaget.

Val av styrelsens ordförande (p.13)

Valberedningen förslår omval av Lennart Karlsson som styrelsens ordförande.

Valberedning (p.14)

Valberedningen inför årsstämman 2019 består av styrelsens ordförande Lennart Karlsson, Sören Härnblad, Charlotte Ericsson, Leif Edlund och Leif Mellqvist. Valberedningen föreslår, efter initiativ av aktieägare företrädande mer än 50 % av antalet röster i bolaget att valberedningen inför årsstämman 2020 skall bestå av fem personer och att omval sker av nuvarande ledamöterna, Leif Edlund, Leif Mellqvist, Sören Härnblad, Charlotte Ericsson och styrelsens ordförande. Vid förfall för utsedd ledamot äger valberedningen rätt att, om behov bedöms föreligga, utse ersättare. Valberedningen utser inom sig ordförande. Vidare förslås att HEBA skall svara för skäliga kostnader som av valberedningen bedöms nödvändiga för beredningsarbetet.

Principer för ersättning till bolagsledningen (p.15)

Styrelsen föreslår att stämman fattar beslut om följande riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen. Till styrelsens ordförande och ledamöter skall arvode utgå enligt årsstämmans beslut.

Ersättningar till verkställande direktör och övriga ledande befattningshavare kan utgöras av fast månatlig grundlön, rörlig ersättning, övriga förmåner och pension. Ersättningarna skall för varje enskild person sammantaget vara marknadsmässiga. I den mån rörlig ersättning utgår skall den vara relaterad till mätbara mål såsom t ex resultat, utbetalas som kontantlön och vara maximerad till högst hälften av den fasta årslönen. Övriga förmåner kan utgöras av pension och rätt till nyttjande av tjänstebil för privat bruk och andra ersättningar av begränsat värde samt dessutom rätt till avgångsvederlag. Pension kan utgå antingen som förmånsbestämd eller avgiftsbestämd pension med pensionsålder i intervallet 60 till 65 år. Förmånsbestämd pension kan vara knuten till ITP-planen.

Förutom lön under uppsägningstid, som inte skall överstiga tolv månader, kan avgångsvederlag, inte överstigande vad som motsvarar tolv månaders fast lön, förekomma vid bolagets uppsägning av anställning. Vad som sägs om ersättningar enligt dessa riktlinjer skall gälla sammantaget för samtliga ersättningar oberoende av om dessa erhålls från moderbolaget eller annat bolag i koncernen. Styrelsen äger rätt att frångå dessa riktlinjer om det i enskilda fall finns särskilda skäl för det.

Ändring av bolagsordningen (p.16)

Med anledning av föreslagen aktiesplit enligt punkt 17 på dagordningen, föreslår styrelsen att bolagets bolagsordning ändras enligt följande.

Nuvarande lydelse av § 5 st 1:
"Bolaget skall ha minst 19.200.000 och högst 76.800.000 aktier."
 
Nuvarande lydelse av § 5 st 2:

"Aktierna skall vara av serie A och serie B. Högst 4.128.000 aktier av serie A och högst 76.800.000 aktier av serie B må kunna utgivas."

Föreslagen lydelse av § 5 st 1:
"Bolaget skall ha minst 38.400.000 och högst 153.600.000 aktier."

Föreslagen lydelse av § 5 st 2:

"Aktierna skall vara av serie A och serie B. Högst 8.256.000 aktier av serie A och högst 153.600.000 aktier av serie B må kunna utgivas."

För giltighet av beslut enligt denna punkt krävs biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Uppdelning av aktier (s.k. aktiesplit) (p.17)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om en uppdelning av samtliga bolagets aktier oavsett aktieslag (aktiesplit), varvid en befintlig aktie i bolaget delas upp i två aktier av samma aktieslag (2:1).

Efter genomförd uppdelning kommer antalet aktier i bolaget att uppgå till 82 560 000. Den föreslagna aktiespliten innebär att aktiens kvotvärde ändras från cirka 0,83 kronor till cirka 0,42 kronor. Styrelsen föreslås bemyndigas att besluta om avstämningsdag för uppdelning av aktierna. Avstämningsdagen får dock inte bestämmas så att den infaller innan beslutet om uppdelning har registrerats hos Bolagsverket.

Handlingar och upplysningar

Årsredovisning och revisionsberättelse, fullständigt förslag till riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare samt övriga handlingar inför årsstämman kommer att framläggas på stämman och hålls tillgängliga hos HEBA Fastighets AB (publ), Timmermansgatan 31, 104 62 Stockholm, tel. 08-442 44 40 samt på bolagets hemsida, www.hebafast.se, senast tre veckor före stämman och sänds kostnadsfritt till de aktieägare som så önskar och uppger sin postadress.

Aktieägarna erinras om sin rätt att vid stämman begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören enligt 7 kap. § 32 Aktiebolagslagen.

Stockholm i april 2019
Styrelsen